Réponse rapide pour les agences
Un accompagnateur qui part avec un groupe en Corée a besoin de trois choses avant le départ : un dossier qui répond aux questions du premier jour, un appel de passation avec l'équipe sur place, et une frontière claire entre ce qu'il peut décider et ce qui doit passer par l'agence. Le dossier est pratique : le programme jour par jour avec les points de rendez-vous, tous les numéros de contact, la rooming list, les numéros d'urgence et les consignes alimentaires et médicales du groupe. L'appel met un nom et une voix sur le guide et le desk opérations. La frontière de décision évite qu'un petit changement sur place devienne une facture que personne n'a validée. Explera DMC Korea prépare la partie terrain du dossier et assure l'appel de passation pour chaque groupe qu'elle opère.
Ce que contient le dossier
- Le programme jour par jour, avec horaires, points de rendez-vous et l'hôtel de chaque nuit — la version sur laquelle travaille l'équipe terrain, pas la version commerciale.
- Une fiche de contacts. La ligne 24 h/24 du desk opérations, le nom et le numéro du guide, et le numéro de chaque hôtel. Le chauffeur se joint en général par le guide ou le desk, pas directement.
- Les noms et adresses des hôtels en écriture coréenne. Un voyageur égaré peut les montrer à un chauffeur de taxi.
- La rooming list, avec les types de chambre et la chambre de l'accompagnateur, conforme à ce que détiennent les hôtels.
- Les numéros d'urgence : 112 pour la police et 119 pour les pompiers et l'ambulance, tous deux avec interprétation ; 1330, la ligne d'assistance aux voyageurs de la Korea Tourism Organization (+82-2-1330 depuis l'étranger) ; 1345 pour les questions d'immigration.
- Des copies des pages d'identité des passeports et les coordonnées d'assurance, rangées à part des passeports.
- Les consignes alimentaires et médicales, traitées comme confidentielles et partagées uniquement avec ceux qui en ont besoin.
L'appel de passation avant le départ
Un court appel quelques jours avant le vol fait gagner plus sur place que n'importe quel document. C'est là que l'accompagnateur apprend qui l'accueille, comment se passe l'arrivée et qui appeler à deux heures du matin.
- L'arrivée : où attend le guide, ce qui est écrit sur la pancarte et ce qui se passe si le vol a du retard.
- Le premier jour : l'heure d'arrivée à l'hôtel et ce que fait le groupe si les chambres ne sont pas prêtes.
- Les points sensibles connus : un long transfert, un départ matinal, un lieu avec un code vestimentaire.
- Qui appeler pour quoi : le guide en journée, le desk opérations à toute heure.
Qui décide quoi sur place
- Les décisions de sécurité se prennent sur le moment, par le guide et le desk opérations, et s'expliquent après. Personne n'attend un feu vert pour appeler une ambulance.
- Les changements qui coûtent de l'argent passent par l'agence. Un repas supplémentaire, une journée d'autocar plus longue, une entrée ajoutée : convenez à l'avance de qui peut les valider et jusqu'à quel montant, pour que l'accompagnateur ne négocie pas en même temps avec le client et le prestataire.
- Les changements d'ordre dans la journée peuvent en général se convenir entre l'accompagnateur et le guide, tant que rien n'est supprimé et qu'aucune réservation ne bouge.
- Tout ce qui touche une réservation — un restaurant, un créneau, un train — passe par le desk opérations, qui détient la réservation.
Les manques qui causent l'essentiel des problèmes
- Un changement d'effectif jamais transmis à l'équipe terrain, découvert à la porte de l'autocar.
- Un accompagnateur sans téléphone utilisable en Corée. Itinérance, SIM locale ou eSIM se règlent avant le départ, pas à l'arrivée.
- Un horaire du dernier jour que personne n'a vérifié face au vol et à l'heure de départ de l'hôtel.
- Des informations médicales détenues seulement par l'agence, hors de portée au moment où on en a besoin.
Préparé avec vous avant le départ du groupe
Explera DMC Korea prépare la partie terrain de chaque dossier — le programme tel qu'il est opéré, les contacts, la rooming, les adresses en écriture coréenne et la fiche d'urgence — et assure un appel de passation avec l'accompagnateur avant le départ. Sur place, des guides agréés et un desk opérations 24 h/24 à l'heure coréenne travaillent avec le même dossier.
Envoyez les dates, la taille du groupe et les coordonnées de l'accompagnateur à b2b@explera.kr ou par WhatsApp au +66 93 656 8090. Explera DMC Korea est enregistrée IATA TIDS (96215733) et membre ASTA (#900408341) ; les enregistrements auprès de la KTO et de la KATA sont en cours d'instruction.
Où cela s'inscrit dans nos programmes en Corée
Les pages ci-dessous portent le détail opérationnel derrière ce briefing.
- Services: Voyages de groupe et GIT en Corée · Services de guides en Corée · Assistance d'urgence 24/7 en Corée
- Destinations: Séoul · Busan · Jeju
