Resposta rápida para agências
Um tour leader que viaja com um grupo para a Coreia precisa de três coisas antes da partida: um dossiê que responda às perguntas do primeiro dia, uma chamada de passagem com a equipa no destino e uma linha clara entre o que pode decidir e o que precisa da agência. O dossiê é prático: o programa dia a dia com pontos de encontro, todos os contactos, a rooming list, os números de emergência e as notas alimentares e médicas do grupo. A chamada dá nome e voz ao guia e ao centro de operações. A linha de decisão impede que uma pequena mudança no terreno se transforme numa fatura que ninguém aprovou. A Explera DMC Korea prepara a parte de destino do dossiê e faz a chamada de passagem para cada grupo que opera.
O que vai no dossiê
- O programa dia a dia, com horários, pontos de encontro e o hotel de cada noite — a versão com que a equipa no terreno trabalha, não a versão comercial.
- Uma folha de contactos. A linha 24 horas do centro de operações, o nome e o número do guia e o número de cada hotel. O motorista é normalmente contactado através do guia ou do centro, não diretamente.
- Nomes e moradas dos hotéis em escrita coreana. Um viajante que se perca pode mostrá-los a um taxista.
- A rooming list, com tipos de quarto e o quarto do próprio tour leader, coincidente com o que os hotéis têm.
- Os números de emergência: 112 para a polícia e 119 para bombeiros e ambulância, ambos com interpretação; 1330, a linha de apoio ao viajante da Korea Tourism Organization (+82-2-1330 a partir do estrangeiro); 1345 para questões de imigração.
- Cópias das páginas de identificação dos passaportes e dados do seguro, guardadas à parte dos passaportes.
- Notas alimentares e médicas, tratadas como confidenciais e partilhadas apenas com quem precisa delas.
A chamada de passagem antes da partida
Uma chamada curta alguns dias antes do voo poupa mais no terreno do que qualquer documento. É nela que o tour leader fica a saber quem o recebe, como é a chegada e a quem ligar às duas da manhã.
- Chegada: onde espera o guia, o que diz a placa e o que acontece se o voo atrasar.
- O primeiro dia: a hora de entrada no hotel e o que o grupo faz se os quartos não estiverem prontos.
- Pontos sensíveis conhecidos: um transfere longo, uma saída cedo, um local com regras de vestuário.
- A quem ligar para quê: ao guia durante o dia, ao centro de operações a qualquer hora.
Quem decide o quê no terreno
- As decisões de segurança tomam-se no momento, pelo guia e pelo centro de operações, e explicam-se depois. Ninguém espera por aprovação para chamar uma ambulância.
- As alterações que custam dinheiro precisam da agência. Uma refeição extra, um dia de autocarro mais longo, uma entrada adicional — combine antes quem pode aprová-las e até que valor, para que o tour leader não negocie ao mesmo tempo com o cliente e com o fornecedor.
- Alterações de ordem dentro do dia podem normalmente ser combinadas entre o tour leader e o guia, desde que nada seja retirado e nenhuma reserva mude.
- Tudo o que afete uma reserva — um restaurante, uma entrada com hora marcada, um comboio — passa pelo centro de operações, porque é ele que detém a reserva.
As falhas que causam a maior parte dos problemas
- Uma alteração no tamanho do grupo que nunca chegou à equipa no terreno e é descoberta à porta do autocarro.
- Um tour leader sem telefone a funcionar na Coreia. Roaming, SIM local ou eSIM resolvem-se antes da partida, não à chegada.
- Um horário do último dia que ninguém verificou face ao voo e à hora de saída do hotel.
- Informação médica que só a agência tem, fora de alcance quando é precisa.
Preparado consigo antes de o grupo voar
A Explera DMC Korea prepara a parte de destino de cada dossiê — o programa tal como é operado, contactos, rooming, moradas em escrita coreana e a folha de emergência — e faz uma chamada de passagem com o tour leader antes da partida. No terreno, guias licenciados e um centro de operações 24/7 em hora coreana trabalham com o mesmo dossiê.
Envie as datas, a dimensão do grupo e os dados do tour leader para b2b@explera.kr ou por WhatsApp para +66 93 656 8090. A Explera DMC Korea está registada no IATA TIDS (96215733) e é membro da ASTA (#900408341); os registos junto da KTO e da KATA estão em processo.
Onde isto encaixa nos nossos programas na Coreia
As páginas abaixo contêm o detalhe operacional por trás deste briefing.
- Serviços: Viagens de grupo e GIT na Coreia · Serviços de guia na Coreia · Assistência de emergência 24/7 na Coreia
- Destinos: Seul · Busan · Jeju
