Schnellantwort für Reisebüros
Eine Reiseleitung, die mit einer Gruppe nach Korea reist, braucht vor der Abreise drei Dinge: ein Paket, das die Fragen des ersten Tages beantwortet, ein Übergabegespräch mit dem Team vor Ort und eine klare Grenze zwischen dem, was sie selbst entscheiden darf, und dem, was die Agentur freigeben muss. Das Paket ist praktisch: das Programm Tag für Tag mit Treffpunkten, alle Kontaktnummern, die Rooming List, die Notrufnummern und die Ernährungs- und Gesundheitshinweise der Gruppe. Das Gespräch gibt Guide und Operations-Desk einen Namen und eine Stimme. Die Entscheidungsgrenze verhindert, dass aus einer kleinen Änderung vor Ort eine Rechnung wird, die niemand freigegeben hat. Explera DMC Korea erstellt den Vor-Ort-Teil des Pakets und führt das Übergabegespräch für jede Gruppe, die wir durchführen.
Was ins Paket gehört
- Das Programm Tag für Tag, mit Zeiten, Treffpunkten und dem Hotel jeder Nacht — die Fassung, nach der das Team vor Ort arbeitet, nicht die Verkaufsfassung.
- Eine Kontaktliste. Die 24-Stunden-Nummer des Operations-Desks, Name und Nummer des Guides und die Nummer jedes Hotels. Fahrer erreicht man in der Regel über den Guide oder den Desk, nicht direkt.
- Hotelnamen und Adressen in koreanischer Schrift. Wer sich verläuft, kann sie einem Taxifahrer zeigen.
- Die Rooming List mit Zimmertypen und dem Zimmer der Reiseleitung, abgestimmt auf das, was die Hotels führen.
- Die Notrufnummern: 112 für die Polizei und 119 für Feuerwehr und Krankenwagen, beide mit Dolmetschangebot; 1330, die Reise-Hotline der Korea Tourism Organization (+82-2-1330 aus dem Ausland); 1345 für Fragen an die Einwanderungsbehörde.
- Kopien der Passdatenseiten und Versicherungsangaben, getrennt von den Pässen aufbewahrt.
- Ernährungs- und Gesundheitshinweise, vertraulich behandelt und nur an die weitergegeben, die sie brauchen.
Das Übergabegespräch vor der Abreise
Ein kurzes Gespräch wenige Tage vor dem Abflug spart vor Ort mehr als jedes Dokument. Hier erfährt die Reiseleitung, wer sie abholt, wie die Ankunft abläuft und wen sie um zwei Uhr nachts anruft.
- Ankunft: wo der Guide wartet, was auf dem Schild steht und was bei Verspätung passiert.
- Der erste Tag: Check-in-Zeit und was die Gruppe tut, wenn die Zimmer noch nicht fertig sind.
- Bekannte Engpässe: ein langer Transfer, ein früher Start, ein Ort mit Kleiderordnung.
- Wen man wofür anruft: tagsüber den Guide, zu jeder Stunde den Operations-Desk.
Wer vor Ort was entscheidet
- Sicherheitsentscheidungen fallen sofort, durch Guide und Operations-Desk, und werden danach erklärt. Niemand wartet auf eine Freigabe, um einen Krankenwagen zu rufen.
- Änderungen, die Geld kosten, braucht die Agentur. Eine zusätzliche Mahlzeit, ein längerer Bustag, ein zusätzlicher Eintritt — legen Sie vorher fest, wer bis zu welchem Betrag freigeben darf, damit die Reiseleitung nicht gleichzeitig mit Kunde und Leistungsträger verhandelt.
- Änderungen der Reihenfolge innerhalb des Tages können Reiseleitung und Guide meist untereinander vereinbaren, solange nichts wegfällt und keine Buchung verschoben wird.
- Alles, was eine Buchung betrifft — ein Restaurant, ein Zeitfenster, ein Zug —, läuft über den Operations-Desk, weil er die Reservierung hält.
Die Lücken, die die meisten Probleme verursachen
- Eine geänderte Gruppengröße, die das Team vor Ort nie erreicht hat und erst an der Bustür auffällt.
- Eine Reiseleitung ohne funktionierendes Telefon in Korea. Roaming, lokale SIM oder eSIM gehören vor die Abreise, nicht an die Ankunft.
- Eine Zeit am letzten Tag, die niemand gegen Flug und Check-out geprüft hat.
- Gesundheitsangaben, die nur bei der Agentur zu Hause liegen und unerreichbar sind, wenn man sie braucht.
Mit Ihnen vorbereitet, bevor die Gruppe fliegt
Explera DMC Korea erstellt den Vor-Ort-Teil jedes Briefing-Pakets — das Programm, wie es durchgeführt wird, Kontakte, Rooming, Adressen in koreanischer Schrift und das Notfallblatt — und führt vor der Abreise ein Übergabegespräch mit der Reiseleitung. Vor Ort arbeiten lizenzierte Guides und ein Operations-Desk rund um die Uhr auf koreanischer Bodenzeit mit demselben Paket.
Schicken Sie Termine, Gruppengröße und die Angaben zur Reiseleitung an b2b@explera.kr oder per WhatsApp an +66 93 656 8090. Explera DMC Korea ist IATA-TIDS-registriert (96215733) und ASTA-Mitglied (#900408341); die Registrierungen bei KTO und KATA sind beantragt.
Wo das in unsere Korea-Programme passt
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