Respuesta rápida para agencias
Un tour leader que viaja con un grupo a Corea necesita tres cosas antes de salir: un dossier que responda a las preguntas del primer día, una llamada de traspaso con el equipo en destino y una línea clara entre lo que puede decidir y lo que necesita la aprobación de la agencia. El dossier es práctico: el programa día a día con puntos de encuentro, todos los teléfonos de contacto, la rooming list, los números de emergencia y las notas dietéticas y médicas del grupo. La llamada pone nombre y voz al guía y al centro de operaciones. La línea de decisión evita que un pequeño cambio sobre el terreno se convierta en una factura que nadie aprobó. Explera DMC Korea prepara la parte de destino del dossier y hace la llamada de traspaso para cada grupo que opera.
Qué lleva el dossier
- El programa día a día, con horarios, puntos de encuentro y el hotel de cada noche: la versión con la que trabaja el equipo en destino, no la comercial.
- Una hoja de contactos. La línea 24 horas del centro de operaciones, el nombre y teléfono del guía y el teléfono de cada hotel. Al conductor se le localiza normalmente a través del guía o del centro, no directamente.
- Nombres y direcciones de los hoteles en escritura coreana. Un viajero que se pierda puede enseñárselos a un taxista.
- La rooming list, con tipos de habitación y la del propio tour leader, coincidente con la que tienen los hoteles.
- Los números de emergencia: 112 para la policía y 119 para bomberos y ambulancia, ambos con interpretación; 1330, la línea de atención al viajero de la Korea Tourism Organization (+82-2-1330 desde el extranjero); 1345 para consultas de inmigración.
- Copias de las páginas de datos de los pasaportes y datos del seguro, guardadas aparte de los pasaportes.
- Notas dietéticas y médicas, tratadas como confidenciales y compartidas solo con quien las necesita.
La llamada de traspaso antes de salir
Una llamada breve unos días antes del vuelo ahorra sobre el terreno más que cualquier documento. En ella el tour leader sabe quién le recibirá, cómo será la llegada y a quién llamar a las dos de la madrugada.
- Llegada: dónde espera el guía, qué pone el cartel y qué ocurre si el vuelo se retrasa.
- El primer día: hora de entrada en el hotel y qué hace el grupo si las habitaciones no están listas.
- Puntos delicados conocidos: un traslado largo, una salida temprana, un lugar con normas de vestimenta.
- A quién llamar para qué: al guía durante el día, al centro de operaciones a cualquier hora.
Quién decide qué sobre el terreno
- Las decisiones de seguridad se toman en el acto, por el guía y el centro de operaciones, y se explican después. Nadie espera una aprobación para llamar a una ambulancia.
- Los cambios que cuestan dinero necesitan a la agencia. Una comida extra, una jornada de autocar más larga, una entrada añadida: acuerde de antemano quién puede aprobarlos y hasta qué importe, para que el tour leader no negocie a la vez con el cliente y con el proveedor.
- Los cambios de orden dentro del día suelen poder acordarlos el tour leader y el guía, siempre que no se elimine nada ni se mueva ninguna reserva.
- Todo lo que afecte a una reserva —un restaurante, una entrada con horario, un tren— pasa por el centro de operaciones, porque es quien tiene la reserva.
Los huecos que causan casi todos los problemas
- Un cambio en el tamaño del grupo que nunca llegó al equipo en destino y se descubre en la puerta del autocar.
- Un tour leader sin teléfono operativo en Corea. El roaming, la SIM local o la eSIM deben resolverse antes de salir, no al llegar.
- Un horario del último día que nadie comprobó frente al vuelo y la hora de salida del hotel.
- Información médica que solo tiene la agencia en origen, fuera de alcance cuando hace falta.
Preparado con usted antes de que el grupo vuele
Explera DMC Korea prepara la parte de destino de cada dossier —el programa tal y como se opera, contactos, rooming, direcciones en escritura coreana y la hoja de emergencias— y hace una llamada de traspaso con el tour leader antes de la salida. Sobre el terreno, guías con licencia y un centro de operaciones 24/7 en hora coreana trabajan con el mismo dossier.
Envíe las fechas, el tamaño del grupo y los datos del tour leader a b2b@explera.kr o por WhatsApp al +66 93 656 8090. Explera DMC Korea está registrada en IATA TIDS (96215733) y es miembro de ASTA (#900408341); los registros ante KTO y KATA están en trámite.
Dónde encaja esto en nuestros programas de Corea
Las páginas siguientes contienen el detalle operativo que hay detrás de este briefing.
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