旅行代理店向けクイックアンサー
韓国の団体旅行では、参加者名簿の締切は一つではなく、いくつもの締切の連なりです。到着のずっと前に氏名と旅券情報を必要とする手配先があります。DMZ見学、国内線、一部のフェリー、証明書を発行するものなどです。ホテルにはルーミングリスト、レストランや会場には最終人数が必要です。航空便と保安確認のある見学では、氏名が旅券と完全に一致していなければならず、直前の変更が最も難しいのもここです。人数は通常、確定日までは変えられますが、それ以降は費用が確定します。Explera DMC Korea は手配確認と一緒に、何を・いつまでに・なぜ必要かをまとめた締切一覧をお送りします。
締切が一つではなく連なる理由
- 手配先ごとに締切が異なる。保安確認のある見学、航空便、ホテルにはそれぞれ締切があります。
- 最も早い締切が全体を決める。行程の一日が数週間前に旅券情報を必要とするなら、名簿全体がその時点で必要になります。
- 一覧にまとめれば想定外を防げる。旅行会社には、催促の連続ではなく、手配確認と一緒に締切表を一枚で受け取っていただくべきです。
氏名と旅券情報を事前に必要とする手配先
- DMZなど保安確認のある見学：氏名、国籍、旅券番号を事前に提出し、当日は旅券を確認されます。
- 済州や地方への国内線：旅券どおりの氏名が必要で、発券後の変更はほとんど、または全くできません。
- フェリー：島への航路では乗客情報と身分証明書が求められます。
- 証明書や名札：テコンドー体験、会議、インセンティブの夕食会などでは、綴りはルーミングリストではなく旅券名簿から取ります。
人数、客室、食事
- ルーミングリストは到着前にホテルへ送り、客室を事前に割り当ててもらいます。客室数が変わらなければ、直前の変更も通常は可能です。
- 最終人数は、バス、ガイド、レストラン、入場券について合意した日に確定します。それ以降は、誰かが参加しなくても費用は確定しています。
- 食事制限も名簿と一緒に伝えます。ベジタリアンやアレルギーの連絡が遅れると、最終人数と一緒に届いた場合より対応が難しくなります。
直前の変更への対応
直前の差し替え、つまり参加者の入れ替えは、ホテル、食事、バス観光では通常可能です。最も難しいのは、氏名が官公庁や航空会社に登録されている場合です。保安確認のある見学や国内線では変更が認められず、新規予約が必要になることがあります。お客様が入れ替えを決める前に、そのことをお伝えすべきです。
直前の取消は事務手続きではなく費用の問題です。確定日を過ぎると地上手配の費用は確定しています。最初から予約条件に日付を明記しておけば、気まずい話し合いが一つの条項に変わります。
一つの名簿、一つの日程表
Explera DMC Korea は、旅券情報、航空便やフェリー用の氏名、ルーミングリスト、最終人数など、何がいつまでに必要かを一枚の表にまとめて各団体の手配を確定し、どの直前変更が可能でいくらかかるかを旅行会社にすぐお伝えします。
日程、人数、行程案を b2b@explera.kr または WhatsApp +66 93 656 8090 へお送りください。Explera DMC Korea は IATA TIDS 登録（96215733）およびASTA会員（#900408341）です。KTOとKATAの登録は申請中です。
これが当社の韓国商品のどこに入るか
以下のページに、このブリーフィングの背後にある実務の詳細があります。
