Respuesta rápida para agencias
En un grupo a Corea, la lista de pasajeros no es un único plazo sino una cadena de plazos. Algunos proveedores necesitan nombres y datos de pasaporte mucho antes de la llegada: visitas a la DMZ, vuelos domésticos, algunos ferris y todo lo que emite certificados. Los hoteles necesitan la rooming list; restaurantes y recintos, el número final. Los nombres en vuelos y en visitas con control de seguridad deben coincidir exactamente con el pasaporte, y ahí los cambios tardíos son los más difíciles. Los números suelen poder moverse hasta la fecha de cierre; después, los costes están comprometidos. Explera DMC Korea envía con la confirmación una lista única de plazos: qué hace falta, para cuándo y por qué.
Por qué es una cadena y no una sola fecha
- Cada proveedor cierra en un momento distinto. Una visita con control de seguridad, un vuelo y un hotel tienen cada uno su propio plazo.
- El plazo más temprano marca el ritmo. Si un día del programa necesita los datos de pasaporte semanas antes, toda la lista vence entonces.
- Una lista única evita sorpresas. La agencia debe recibir con la confirmación una sola tabla de plazos, no una serie de recordatorios.
Quién necesita nombres y pasaportes por adelantado
- La DMZ y otras visitas con control de seguridad: nombres, nacionalidades y números de pasaporte se envían por adelantado, y el pasaporte se comprueba el mismo día.
- Vuelos domésticos a Jeju y a las regiones: nombres como en el pasaporte, con poco o ningún margen de cambio una vez emitido el billete.
- Ferris: las travesías a las islas exigen datos de los pasajeros e identificación.
- Certificados y acreditaciones: para una clase de taekwondo, un congreso o una cena de incentivo, la grafía sale de la lista de pasaportes, no de la rooming list.
Números, habitaciones y comidas
- La rooming list se envía al hotel antes de la llegada para asignar habitaciones por adelantado; los cambios tardíos suelen ser posibles si no varía el número de habitaciones.
- El número final para autocares, guías, restaurantes y entradas se cierra en una fecha acordada. Después, el coste está comprometido aunque alguien no viaje.
- Las necesidades alimentarias van con la lista. Un aviso tardío de dieta vegetariana o alergia es más difícil de atender que uno enviado con el número final.
Cómo gestionar los cambios tardíos
Una sustitución tardía —un viajero cambiado por otro— suele ser posible en hoteles, comidas y visitas en autocar. Lo más difícil es donde los nombres están registrados ante una autoridad o una aerolínea: las visitas con control de seguridad y los vuelos domésticos pueden no aceptar el cambio y obligar a una nueva reserva. El cliente debe saberlo antes de decidir el cambio.
Una cancelación tardía es una cuestión de coste, no administrativa: pasada la fecha de cierre, los costes de tierra están comprometidos. Fijar las fechas en las condiciones de reserva desde el principio convierte una conversación incómoda en una cláusula.
Una lista, un calendario
Explera DMC Korea confirma cada grupo con una sola tabla de qué hace falta y cuándo —datos de pasaporte, nombres para vuelos y ferris, rooming list y número final— y dice de inmediato a la agencia qué cambios tardíos son posibles y cuánto cuestan.
Envíe las fechas, los pax y el borrador del programa a b2b@explera.kr o por WhatsApp al +66 93 656 8090. Explera DMC Korea está registrada en IATA TIDS (96215733) y es miembro de ASTA (#900408341); los registros ante KTO y KATA están en trámite.
Dónde encaja esto en nuestros programas de Corea
Las páginas siguientes contienen el detalle operativo que hay detrás de este briefing.
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