Resposta rápida para agências
Num grupo para a Coreia, a lista de passageiros não é um prazo único, mas uma cadeia de prazos. Alguns fornecedores precisam de nomes e dados de passaporte muito antes da chegada: visitas à DMZ, voos domésticos, alguns ferries e tudo o que emite certificados. Os hotéis precisam da rooming list; restaurantes e espaços, do número final. Os nomes em voos e visitas com controlo de segurança têm de coincidir exatamente com o passaporte, e é aí que as mudanças tardias são mais difíceis. O número pode normalmente mexer até à data de fecho; depois, os custos ficam comprometidos. A Explera DMC Korea envia com a confirmação uma lista única de prazos: o que é preciso, até quando e porquê.
Porque é uma cadeia e não uma data
- Cada fornecedor fecha num momento diferente. Uma visita com controlo de segurança, um voo e um hotel têm cada um o seu prazo.
- O prazo mais cedo dita o ritmo. Se um dia do programa precisar dos passaportes semanas antes, a lista inteira vence nessa altura.
- Uma lista única evita surpresas. A agência deve receber com a confirmação uma só tabela de prazos, não uma série de lembretes.
Quem precisa de nomes e passaportes com antecedência
- A DMZ e outras visitas com controlo de segurança: nomes, nacionalidades e números de passaporte são enviados com antecedência, e o passaporte é verificado no dia.
- Voos domésticos para Jeju e as regiões: nomes como no passaporte, com pouca ou nenhuma margem de alteração depois de emitido o bilhete.
- Ferries: as travessias para as ilhas exigem dados dos passageiros e identificação.
- Certificados e crachás: para uma aula de taekwondo, um congresso ou um jantar de incentivo, a grafia vem da lista de passaportes, não da rooming list.
Números, quartos e refeições
- A rooming list segue para o hotel antes da chegada para pré-atribuir os quartos; as alterações tardias costumam ser possíveis se o número de quartos não mudar.
- O número final para autocarros, guias, restaurantes e entradas fecha numa data acordada. Depois disso, o custo está comprometido mesmo que alguém não viaje.
- As necessidades alimentares seguem com a lista. Um aviso tardio de dieta vegetariana ou alergia é mais difícil de cumprir do que um enviado com o número final.
Gerir mudanças tardias
Uma substituição tardia — um viajante trocado por outro — é normalmente possível em hotéis, refeições e visitas de autocarro. O mais difícil é onde os nomes estão registados junto de uma autoridade ou companhia aérea: visitas com controlo de segurança e voos domésticos podem não aceitar a mudança e obrigar a nova reserva. O cliente deve sabê-lo antes de decidir a troca.
Um cancelamento tardio é uma questão de custo, não de administração: depois da data de fecho, os custos terrestres estão comprometidos. Pôr as datas nas condições de reserva desde o início transforma uma conversa difícil numa cláusula.
Uma lista, um calendário
A Explera DMC Korea confirma cada grupo com uma só tabela do que é preciso e até quando — dados de passaporte, nomes para voos e ferries, rooming list e número final — e diz de imediato à agência que mudanças tardias são possíveis e quanto custam.
Envie as datas, os pax e o esboço do programa para b2b@explera.kr ou por WhatsApp para +66 93 656 8090. A Explera DMC Korea está registada no IATA TIDS (96215733) e é membro da ASTA (#900408341); os registos junto da KTO e da KATA estão em processo.
Onde isto encaixa nos nossos programas na Coreia
As páginas abaixo contêm o detalhe operacional por trás deste briefing.
- Serviços: Viagens de grupo e GIT na Coreia · Transporte e autocarros na Coreia · Comboio e transferes na Coreia
- Destinos: a DMZ · Jeju · Seul
