Schnellantwort für Reisebüros
Geht bei einem Gruppenprogramm in Korea etwas schief, hängt der Ausgang weniger vom Vorfall ab als davon, wer in der ersten Stunde wen anruft. Die Nummern sind kurz: 112 für die Polizei und 119 für Feuerwehr, Rettung und Krankenwagen, beide mit Dolmetschangebot; 1330, die Reise-Hotline der Korea Tourism Organization, für Auskunft und Dolmetschen per Telefon oder Chat; und 1345 für Fragen an die Einwanderungsbehörde. Der Rest ist einfacher: Der Guide ruft an, die Reiseleitung bleibt beim Gast, die Gruppe macht weiter, und die Agentur zu Hause erfährt, was passiert ist, wer betroffen ist und was getan wird — bevor der Kunde es von jemand anderem hört. Explera DMC Korea steuert diesen Ablauf aus einem Operations-Desk, der rund um die Uhr auf koreanischer Bodenzeit arbeitet.
Die vier Nummern, die jede Reiseleitung dabeihaben sollte
- 112 — Polizei. Diebstahl, Straftat, vermisste Person, Verkehrsangelegenheit. Es gibt ein Dolmetschangebot, sodass auch ein Gast gehört wird, der sich nicht auf Koreanisch erklären kann.
- 119 — Feuerwehr, Rettung und Krankenwagen. Medizinische Notfälle gehören hierher, nicht zur 112. Auch auf dieser Leitung wird gedolmetscht.
- 1330 — die Reise-Hotline der Korea Tourism Organization. Reiseauskunft und Dolmetschen per Telefon oder Echtzeit-Chat. In Korea 1330 wählen, aus dem Ausland +82-2-1330. Das ist die Nummer für Gäste in der Freizeit, wenn der Guide nicht daneben steht.
- 1345 — das Immigration Contact Centre. Für Fragen zum erlaubten Aufenthalt oder Status eines Gastes, nicht für Notfälle.
- Und die eigene 24/7-Leitung der DMC. Die öffentlichen Nummern kümmern sich um den Vorfall; der Operations-Desk um das Programm drumherum — Bus, Hotel, den nächsten Tag und den Anruf bei Ihnen.
Krankheit oder Verletzung
- Der Guide ruft an und reicht das Telefon weiter. Er erklärt auf Koreanisch, was der Gast nicht kann, und bleibt für Rückfragen in der Leitung.
- Eine Person begleitet den Gast; die Gruppe macht weiter. Meist begleitet die Reiseleitung den Gast, während der Guide das Programm weiterführt. Hält eine Gruppe von dreißig für einen Krankenhausbesuch an, werden daraus dreißig Beschwerden.
- Die Versicherung des Gastes früh anrufen. Deren Assistance entscheidet, was sie übernimmt, und es ist einfacher, ihren Anweisungen von Anfang an zu folgen, als den Tag hinterher zu rekonstruieren. Alle Belege aufbewahren.
- Medikamente gehören in die Originalverpackung, mit Rezept. Ein regelmäßig benötigtes Medikament im Ausland zu ersetzen ist mit beidem wesentlich leichter.
- Kliniken mit englischsprachigem Personal behandelt unser Leitfaden zu barrierefreien Reisen und Seniorengruppen; dort plant man sie besser im Voraus ein.
Ein verlorener oder gestohlener Reisepass
Ein Reisepass ist der eine Vorfall, den die DMC nicht allein lösen kann, denn das Ersatzdokument stellt die Regierung des Gastes aus, und das Verfahren unterscheidet sich je nach Staatsangehörigkeit. Vor Ort lässt sich der Teil steuern, den beide Seiten in der Hand haben.
- Bei der Polizei melden und die schriftliche Bestätigung aufbewahren. Der Guide geht mit oder ruft die 112 zum Dolmetschen an.
- Noch am selben Tag die Botschaft oder das Konsulat des Gastes in Seoul kontaktieren. Dort wird festgelegt, welche Unterlagen nötig sind, ob ein regulärer Pass oder ein Notreisedokument ausgestellt wird und wie lange das dauert. Nennen Sie dem Kunden keinen Zeitrahmen, bevor die Botschaft es getan hat.
- Die Airline früh informieren. Der Rückflug hängt am neuen Dokument; ein Umbuchungsplan gehört zur selben Aufgabe.
- Von jeder Passdatenseite eine Kopie mitführen, getrennt von den Pässen. Eine Kopie in der Mappe der Reiseleitung ersetzt keinen Pass, macht aber jeden der obigen Schritte schneller.
Diebstahl, Fundsachen und Polizei
- Einen Diebstahl auch dann melden, wenn nichts zurückkommt. Versicherer verlangen in der Regel eine polizeiliche Bestätigung, und die ist nach der Abreise aus der Stadt deutlich schwerer zu bekommen.
- Vor der Verlustmeldung den Weg zurückverfolgen. Der Guide ruft zuerst Hotel, Restaurant und Busunternehmen an; eine liegengelassene Tasche ist häufiger als eine gestohlene.
- Ein Verkehrsvorfall mit dem Bus wird von Fahrer und Busunternehmen abgewickelt, nicht von der Gruppe. Aufgabe des Guides ist es, die Gruppe sicher weiterzubringen.
- Niemand in der Gruppe unterschreibt eine Erklärung, die er nicht lesen kann. Der Guide dolmetscht oder fordert über die 112 eine Verdolmetschung an.
Was die Agentur erfährt, und wann
- Ein erster Anruf innerhalb der Stunde: was passiert ist, wer betroffen ist, was getan wird und ob sich das restliche Programm ändert. Keine Diagnose und keine Vermutung.
- Updates, wenn sich etwas ändert, statt nach der Uhr — eine Entlassung, ein neues Dokument, ein umgebuchter Flug.
- Danach ein schriftlicher Vorfallbericht, damit Kundenakte, Versicherer und das nächste Programm von denselben Fakten ausgehen.
Vor Ort betreut, rund um die Uhr
Explera DMC Korea übernimmt die Vorfallbetreuung für jede Gruppe, die wir durchführen: lizenzierte Guides, die die Notrufe tätigen und für den Gast dolmetschen; Reiseleitungen, die vor der Ankunft zu den vier Nummern gebrieft sind; ein Gruppenprogramm, das weiterläuft, während sich jemand um eine Person kümmert; und ein Operations-Desk rund um die Uhr auf koreanischer Bodenzeit, der Bus, Hotel und den nächsten Tag neu organisiert und Sie als Erstes anruft.
Schicken Sie Termine, Gruppengröße und Gäste mit medizinischem Bedarf an b2b@explera.kr oder per WhatsApp an +66 93 656 8090. Explera DMC Korea ist IATA-TIDS-registriert (96215733) und ASTA-Mitglied (#900408341); die Registrierungen bei KTO und KATA sind beantragt.
Wo das in unsere Korea-Programme passt
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