Hoteles para grupos en Corea: cupo, release y attrition

Las tres cláusulas que deciden el resultado

• El cupo es el número de habitaciones retenidas, no la promesa de que serán suyas. Mientras no haya nombres en una rooming list, una habitación retenida es inventario que el hotel le presta. Pregunte si es un bloqueo firme o una retención de cortesía, porque solo uno de los dos sobrevive a una semana llena.
• La fecha de release es cuando las habitaciones no vendidas regresan. Después, las que sigan en el bloqueo son suyas y las paga; antes, puede devolverlas sin coste. Es la fecha que más conviene reflejar en su propio contrato con el cliente, porque es cuando cambia su exposición.
• El attrition es cuánto puede reducirse el grupo. Un contrato suele permitir una reducción pactada antes de que haya penalización; a partir de ahí se paga la diferencia. Negocie la tolerancia y la fecha en que se mide, no solo la tarifa.
• La rooming list tiene su propio plazo. Suele ser posterior al release, e incumplirlo es otro problema: los nombres que llegan tarde pueden acabar en el tipo de habitación equivocado, en otra planta o separados.
• El tipo de habitación forma parte del contrato, no es una preferencia. Twin y doble no son intercambiables en el inventario hotelero coreano, y un bloqueo de uno no cubre una petición del otro. Indique el reparto al crear el bloqueo.

Qué cláusula aprieta en cada temporada

Cerezos en flor y follaje de otoño

En ambas ventanas la demanda se concentra en unas pocas semanas, y los hoteles lo saben. Cuente con menos flexibilidad en release y attrition, y con que los bloqueos se pidan antes que en el mismo hotel en un mes de temporada media. Nuestras guías de ambas temporadas detallan los tiempos.

Chuseok y Seollal

Las dos grandes fiestas cambian de fecha cada año porque siguen el calendario lunar, y Corea viaja en ambas. La demanda interna, los cierres y la presión sobre el transporte alteran el panorama; nuestra guía de festivos recoge las fechas y lo que cada una hace a un programa de grupo.

Semanas de congreso

Cuando hay un gran congreso en la ciudad, los hoteles próximos a la sede están vendidos a delegados, a menudo con años de antelación. Un bloqueo esa misma semana es posible en otra zona, pero es otra negociación: conviene revisar el calendario de congresos antes de nombrar un hotel en una cotización.

Temporada media

Fuera de los picos, el mismo hotel puede aceptar un release más tardío y un attrition más generoso. Para un grupo que aún se está formando, esa flexibilidad vale más que una pequeña diferencia de tarifa.

Qué pactar antes de que las habitaciones entren en una cotización

• Bloqueo firme o retención de cortesía, por escrito, con la fecha en que caduca si es de cortesía.
• La fecha de release, y si libera todo el bloqueo o una parte en varias fechas.
• La tolerancia de attrition y la fecha en que se mide. Un grupo que se reduce medido el día de llegada es un riesgo distinto al de uno medido un mes antes.
• El plazo de la rooming list, y qué ocurre con los nombres que llegan después.
• El reparto twin y doble, además de habitaciones accesibles, comunicadas e individuales, expresado en cifras y no como una nota.
• Early check-in y late check-out para una llegada de largo radio o una salida tardía; pídalo al contratar, porque el mismo día depende de quién haya salido esa mañana.

Dónde suelen atascarse las agencias

• Cotizar un hotel antes de tener el bloqueo. Un hotel nombrado en una propuesta es un compromiso que el cliente recuerda; un hotel no retenido es una esperanza.
• Ligar las condiciones de cancelación del cliente a la fecha equivocada. Sus propias condiciones deben acompasarse a las fechas de release y attrition del hotel, o el hueco entre ellas lo financia usted.
• Tratar un grupo repartido en dos hoteles como un solo bloqueo. Dos hoteles son dos contratos, dos releases y dos rooming lists, aunque estén en la misma calle.
• Olvidar las habitaciones del tour leader y del guía. Tienen que estar en el bloqueo, en el tipo correcto y en la rooming list como las demás.
• Cambios de nombre tardíos en temporada alta. En una semana llena el hotel no tiene habitación libre a la que mover un nombre; lo que en marzo es rutina puede ser imposible en abril.

Contratado y gestionado sobre el terreno

Explera DMC Korea retiene y contrata bloqueos de grupo en nombre del grupo y le expone la fecha de release, la tolerancia de attrition y el plazo de la rooming list de cada hotel antes de que ponga un precio delante de un cliente: bloqueos firmes en lugar de retenciones de cortesía cuando las fechas lo permiten; bloqueos de temporada alta pedidos con la antelación suficiente para que valgan algo; grupos repartidos en varios hoteles gestionados como los contratos separados que son; rooming lists revisadas en tipo de habitación, accesibilidad y habitaciones del tour leader antes de enviarlas; y un centro de operaciones 24/7 en hora coreana para la semana en que se mueve un vuelo o cambia un nombre.

Envíe las fechas, los pax, el reparto de habitaciones y la categoría hotelera a b2b@explera.kr o por WhatsApp al +66 93 656 8090. Explera DMC Korea está registrada en IATA TIDS (96215733) y es miembro de ASTA (#900408341); los registros ante KTO y KATA están en trámite.

Dónde encaja esto en nuestros programas de Corea

Las páginas siguientes contienen el detalle operativo que hay detrás de este briefing.

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