Resposta rápida para agências
Um bloqueio hoteleiro de grupo na Coreia assenta em três cláusulas que pesam muito mais do que a tarifa: o allotment (quantos quartos o hotel reserva para si), a data de release (quando os quartos não vendidos voltam ao hotel) e o attrition (quanto o grupo pode encolher antes de pagar quartos onde ninguém dorme). A tarifa é o que se negoceia; estas três decidem se uma cotação sobrevive ao contacto com um grupo real. Apertam bastante nas janelas altas da Coreia — cerejeiras em flor, folhagem de outono, os feriados de Chuseok e Seollal e qualquer semana com um grande congresso na cidade —, precisamente quando o cliente menos consegue absorver uma surpresa. A Explera DMC Korea contrata bloqueios em nome do grupo e diz-lhe, antes de cotar, qual das três vai apertar nas suas datas.
As três cláusulas que decidem o resultado
- O allotment é o número de quartos reservados, não a promessa de que serão seus. Enquanto não houver nomes numa rooming list, um quarto reservado é inventário que o hotel lhe empresta. Pergunte se é um bloqueio firme ou uma reserva de cortesia, porque só um dos dois resiste a uma semana cheia.
- A data de release é quando os quartos não vendidos regressam. Depois dela, os que continuarem no bloqueio são seus e pagos por si; antes, pode devolvê-los sem custo. É a data que mais vale a pena refletir no seu próprio contrato com o cliente, porque é quando a sua exposição muda.
- O attrition é quanto o grupo pode encolher. Um contrato costuma permitir uma redução acordada antes de haver penalização; a partir daí paga a diferença. Negoceie a tolerância e a data em que é medida, não apenas a tarifa.
- A rooming list tem o seu próprio prazo. Costuma ser posterior ao release, e falhá-lo é outro problema: nomes que chegam tarde podem ir parar ao tipo de quarto errado, a outro piso ou separados.
- O tipo de quarto faz parte do contrato, não é uma preferência. Twin e duplo não são intercambiáveis no inventário hoteleiro coreano, e um bloqueio de um não cobre um pedido do outro. Indique a divisão ao criar o bloqueio.
Que cláusula aperta em cada época
Cerejeiras em flor e folhagem de outono
Nas duas janelas a procura concentra-se em poucas semanas, e os hotéis sabem-no. Conte com menos flexibilidade no release e no attrition, e com bloqueios pedidos mais cedo do que no mesmo hotel num mês de época média. Os nossos guias das duas estações detalham os prazos.
Chuseok e Seollal
Os dois grandes feriados mudam de data todos os anos porque seguem o calendário lunar, e a Coreia viaja em ambos. A procura interna, os encerramentos e a pressão sobre os transportes alteram o quadro; o nosso guia de feriados indica as datas e o que cada um faz a um programa de grupo.
Semanas de congresso
Quando há um grande congresso na cidade, os hotéis perto do local estão vendidos a delegados, muitas vezes com anos de antecedência. Um bloqueio nessa semana é possível noutra zona, mas é outra negociação: convém verificar o calendário de congressos antes de nomear um hotel numa cotação.
Época média
Fora dos picos, o mesmo hotel pode aceitar um release mais tardio e um attrition mais generoso. Para um grupo que ainda se está a formar, essa flexibilidade vale mais do que uma pequena diferença de tarifa.
O que acordar antes de os quartos entrarem numa cotação
- Bloqueio firme ou reserva de cortesia, por escrito, com a data em que expira se for de cortesia.
- A data de release, e se liberta todo o bloqueio ou uma parte em várias datas.
- A tolerância de attrition e a data em que é medida. Um grupo que encolhe medido no dia de chegada é um risco diferente de um medido um mês antes.
- O prazo da rooming list, e o que acontece aos nomes que chegam depois.
- A divisão twin e duplo, além de quartos acessíveis, comunicantes e individuais, expressa em números e não como uma nota.
- Early check-in e late check-out para uma chegada de longo curso ou uma partida tardia — peça-o no contrato, porque no próprio dia depende de quem saiu nessa manhã.
Onde as agências mais vezes ficam presas
- Cotar um hotel antes de ter o bloqueio. Um hotel nomeado numa proposta é um compromisso de que o cliente se lembra; um hotel não reservado é uma esperança.
- Ligar as condições de cancelamento do cliente à data errada. As suas próprias condições têm de acompanhar as datas de release e de attrition do hotel, ou a diferença entre elas é paga por si.
- Tratar um grupo dividido por dois hotéis como um só bloqueio. Dois hotéis são dois contratos, dois releases e duas rooming lists, mesmo que fiquem na mesma rua.
- Esquecer os quartos do tour leader e do guia. Têm de estar no bloqueio, no tipo certo e na rooming list como os restantes.
- Alterações de nome tardias em época alta. Numa semana cheia o hotel não tem quarto livre para onde mudar um nome; o que em março é rotina pode ser impossível em abril.
Contratado e gerido no terreno
A Explera DMC Korea reserva e contrata bloqueios de grupo em nome do grupo e expõe-lhe a data de release, a tolerância de attrition e o prazo da rooming list de cada hotel antes de apresentar um preço a um cliente: bloqueios firmes em vez de reservas de cortesia quando as datas o permitem; bloqueios de época alta pedidos com antecedência suficiente para valerem alguma coisa; grupos divididos por vários hotéis geridos como os contratos separados que são; rooming lists verificadas quanto ao tipo de quarto, acessibilidade e quartos do tour leader antes de seguirem; e um centro de operações 24/7 em hora coreana para a semana em que um voo muda ou um nome se altera.
Envie as datas, os pax, a divisão de quartos e a categoria de hotel para b2b@explera.kr ou por WhatsApp para +66 93 656 8090. A Explera DMC Korea está registada no IATA TIDS (96215733) e é membro da ASTA (#900408341); os registos junto da KTO e da KATA estão em processo.
Onde isto encaixa nos nossos programas na Coreia
As páginas abaixo contêm o detalhe operacional por trás deste briefing.
- Serviços: Viagens de grupo e GIT na Coreia · Tours e atividades na Coreia · Transporte e autocarros na Coreia
- Destinos: Seul · Busan · Jeju
